Bertempat di Ruang Kepala Dinas Dikpora Kota Bima, hari ini Dinas Dikpora Kota Bima mendapatkan kunjungan kerja dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima, Rabu, 08 Maret 2023 dalam rangka Penyerahan Sarana Kearsipan kepada Dinas Dikpora Kota Bima Nomor : 000.5.2.9/83/DPAD/III/2023.

 

Berita Acara Penyerahan langsung di tanda tangan oleh kedua belah pihak. Pak Ichwansjah, SE.M.Si selaku Kepala Bidang Pengelolaan Arsip bersama para Arsiparis Ahli Muda menyerahkan secara langsung kepada Bapak Kepala Dinas Dikpora Kota Bima yang di dampingi oleh Bapak Sekretaris Dikpora Kota Bima dan Ibu kasubag Umum Dikpora Kota Bima menerima sejumlah barang sebagai berikut :

 

1. 60 Buah Boks Arsip

2. 50 Buah Map Gantung

3. 12 Blok Kartu Fisis

 

Penyambutan hangat dari Bapak Kepala Dinas Dikpora Kota Bima membuat tamu enggan untuk meninggalkan ruangan. dalam diskusi kecil pagi tadi Kepala Bidang pengelolaan kearsipan menyatakan bahwa akan Pendampingan Pengolahan Arsip selama 3 (tiga) hari, untuk waktunya nanti akan di informasikan kembali tambahnya.

 

Pada Bulan lalu Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima pernah melakukan Konsultasi dengan Arsiparis tentang Pengelolaan E-Arsip Dinas Dikpora Kota Bima. Hal ini diperlukan untuk mendapatkan saran dan masukan dari Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima dalam membangun tatakelola kearsipan Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Bima menuju kearsipan digital atau dikenal dengan E-Arsip Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Bima, sehingga arsip bisa dibuat kan link digital E-Arsip

Dalam kunjungan tersebut diperoleh beberapa masukan penting dalam urusan kearsipan. Diantara poin penting tersebut, bahwa terdapat 4 Pilar yang harus di perhatikan dalam Kearsipan :

1. Tata Naskah Dinas

2. Klasifikasi Arsip (Perwali dan lain-lain) Kode klasifikasi

3. Jadwal Retensi Arsip.

4. Keamanan dan Akses Arsip

 

Pak Sekretaris Dinas Dikpora menambahkan bahwa pengertian Arsiparis itu adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.