KOTA BIMA. SELASA, 7 MEI 2024

Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Bima bersama Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima mengadakan Bimtek Pengawasan Kearsipan  internal yang di gelar di Ruang Rapat Dinas Dikpora Kota Bima pada Selasa, 7 Mei 2024.

Kegiatan di Buka oleh Kasi PTK PNFI Dikpora Kota Bima mewakili Kepala Dinas Dikpora Kota Bima Bapak Arif Rahmansyah, S.Pd., selanjutnya pengantar dari Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Bapak Muhammad, S.Sos selanjutnya Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Ibu Heti Fitriaty. Kegiatan di hadiri oleh Arsiparis lingkup Dikpora Kota Bima

Dalam Pemaparannya tentang pentingnya tata kelola Arsip yang benar menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-undang Nomor 28 Tahun 2012 dan Peaturan Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 2 tahun 2024 tentang Organisasi dan tata kerja Arsp Nasional Republik Indonesia. 

Heti menyampaikan bagaimana menjaga arsip dengan baik dan benar sesuai dengan SOP.  Maksud dan Tujuan untuk menguji Ketaatan dan kepatuhan untukn pengelolaan arsip Dinamis mulai Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan. untuk Arsip Dinamis kita di hadapkan denghan pengelolaan Arsip Aktif dan arsip In Aktif sedangkan untuk pengelolaan Arsip Statis adalah wewenang dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima.

Heti menyampaikan untuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) terbaru akan terbit sebentar lagi dan sekarang sedang di syahkan oleh Pemerintah Daerah Kota Bima katanya. dia melanjutkan untuk penataan arsip dinamis yang sudah masuk masa retensinya sudah bisa di musnahkan jadi kita tunggu panduan ucapnya.

Dalam Pemberkasan Arsip yang Sesuai dengan SOP Dinas harus bisa memfasilitasi kebutuhan dari para arsiparis mulai dari Penyediaan Ruangan khusus yang berAC, alat scanner, Komputer(Pc), printer biasa, Alat penghancur kertas, Kertas kising, filing kabinet, map gantung, map folder, hanging map, ordner, boks arsip, rak arsip, rol opcak, printer berkode, Map Biasa, Kertas Stiker Warna dan Buku Jurnal serta alat tulis yang mendukung lainnya.

Heti menyampaikan harapan terbesar dari pemberkasan arsip selain mempermudah dalam pencarian arisp juga yang paling penting adalah sebagai bukti akuntabilitas kinerja Pemerintah.

Penjelasan terkait tata naskah dinas heti menyeragamkan jenis huruf, ukuran huruf, jenis kertas dan struktur naskah dinas, penataan buku agenda, agenda elektronik, buku peminjaman arsip harus ada dalam pengelolaan arsip tegasnya.

Dalam kesempatan yang sama bu heti berkolaborasi dengan Arsiparis Ahli dari Dinas Dikpora Kota Bima memberikan tambahan tentang tata naskah dinas yang terbaru yang di dapat dari Bimtek yang di gelar oleh Kantor Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat, Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi, di Aula Kantor Wali Kota Bima pada Minggu s.d Rabu, 28 April s.d 1 Mei 2024. kegiatan tersebut diikuti oleh ASN dari Dikpora Kota Bima tentang pembahasan "Pengutamaan Bahasa Negara, Melestarikan Bahasa Daerah dan Menguasai Bahasa Asing". Tujuan yang di dapat dari kegiatan tersebut adalah mensosialisasikan pengunaan format tata naskah dinas terbaru. Untuk format tata naskah dinas terbaru bisa  menghubungi Ibu Yuli Suci Wati Sekretariat Umum Dikpora Kota Bima dan Ibu Sri Yani Bidang Dikdas Dikpora Kota Bima, karena banyak sekali tata naskah Dinas yang perlu di revisi oleh Operator Dinas masing-masing Bidang khususnya Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Bima. tata naskah dinas terbaru harus segera di terapkan oleh OPD Se Kota Bima.

Dalam waktu dekat Pemerintah Daerah Kota Bima melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima akan melaunching Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Aplikasi SRIKANDI merupakan kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang hadir untuk menciptakan tata kelola pemerintahan yang lebih efektif dan transparan.

Setelah kegiatan berakhir di lanjutkan dengan sesi foto bersama dengan Kepala Dinas Dikpora Kota Bima Drs. H. Suprtaman, M.AP yang sebentar akan melanjutkan perjalanan Dinas Luar Daerah (Team Web)